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Guía para planificar eventos en realidad virtual

Pequeñas recomendaciones a la hora de diseñar eventos o reuniones en VR

La actual situación de pandemia ha obligado a transformar muchos eventos reales en virtuales y, para que esto funcione razonablemente, hay que planificar con cuidado muchos aspectos del salto a la realidad virtual. No vale con crear una sala de VR-Chat y quedar a una hora.

Como veremos son varios los aspectos que hay que tener en cuenta.

Antes de empezar tenemos que dejar bien claro que diferencia una videoconferencia tradicional de una reunión en realidad virtual. Pues bien, lo que pone en valor a la segunda sobre la primera es la inmersión.

Las videoconferencias se han vuelto tan cotidianas que se relacionan más con una llamada de teléfono o un videotutorial de Youtube que con una reunión entre compañeros de trabajo.

planificar eventos realidad virtual meetingvr

Los entornos virtuales, la movilidad, los avatares y gestos, permiten interactuar de un modo más cercano a lo que sería una reunión presencial. Aunque estemos en una nave espacial.

Dar una charla a una decena de caras aburridas en unas minúsculas pantallas de Webcam mal iluminadas no es tan estimulante como hacerlo en un majestuoso escenario con decenas de personas entre el público.

Sin duda es la hora de los eventos de realidad virtual, porque gracias a los últimos desarrollos en tecnología VR, las empresas han descubierto nuevas oportunidades y herramientas para entornos multisensoriales e inmersivos que permiten a las personas encontrarse en el espacio sin riesgo.

El beneficio para las empresas no radica solo en el ahorro económico sino también en el aumento de la eficacia de las reuniones o eventos virtuales.

De hecho, estamos viviendo un cambio de paradigma que crea oportunidades completamente nuevas para acercar a las personas y abre nuevas áreas en el desarrollo e innovación de las empresas.

Hasta hace bien poco para planificar un evento en realidad virtual había que tener en consideración el gasto que suponían los visores de PCVR.

Con la aparición de visores como Oculus Quest 2 que disponen de un procesador de última generación, 6 DoF, 5G, WiFi-6, etc, y todo a un precio muy asequible, las excusas se están terminando.

Con el paquete adecuado de hardware, auriculares y software, los usuarios (empleados, socios, clientes) pueden reunirse en una sala virtual, independientemente de dónde se encuentren.

Manos a la obra. ¿Qué necesito?

Vamos a plantear algunos aspectos que tendremos que tener en cuenta a la hora de planificar nuestros eventos en realidad virtual. Quizás falte alguno, quizás alguno te sobre, pero al menos dispondrás de unas líneas maestras que te ayudarán en el proceso de la creación del evento.

1.- ¿Necesito un evento en realidad virtual?

Esta es una pregunta clave. Si tu respuesta termina siendo NO, es mejor dejarlo aquí.

planificar eventos realidad virtual necesidadCuando tu única necesidad es darle a los compañeros una mínima información similar a la que podrías dar por teléfono o email, pero prefieres darle un toque más personal, una videoconferencia es más que suficiente.

Si por el contrario quieres mostrar un producto, dar un curso a varios alumnos de todo el mundo, y hacerlo de una forma que además de llamar la atención sea estimulante, este es tu sitio.

Sentimos decirlo, pero a veces, no lo necesitarás.

2. Público objetivo y acceso.

Ya sea en realidad virtual o en el mundo real, cuando vamos a dar una charla es importantísimo obtener una imagen lo más clara posible de la audiencia potencial.

En el caso de los eventos en realidad virtual no solo deberemos planificar lo que vamos a decir, sino también, los medios tecnológicos de los que va a disponer nuestra audiencia.

Tanto los conocimientos técnicos de los asistentes como el hardware de que dispongan pueden convertir un evento perfecto en un absoluto desastre.

planificar eventos realidad virtual publico objetivo

Habrá pues que realizar un proceso de recopilación de información de estos aspectos a fin de poder determinar el mínimo recomendado para poder acceder.

Algunas aplicaciones permiten el uso de ordenadores personales, tabletas o incluso móviles, y este será un elemento a tener en cuenta a la hora de decidirnos por una plataforma u otra.

Estudia a tu público tanto como tus contenidos.

3. Elijamos la plataforma.

Como hemos comentado antes, elegir el campo de juego es casi tan importante como el contenido de la charla en sí.

Actualmente disponemos de herramientas como Engage, Vive XR, MeetinVR, Rumii o Spatial, que nos ofrecen (algunas gratuitamente) todo lo necesario para realizar reuniones sencillas.

planificar eventos realidad virtual appsLas grandes empresas suelen optar por entornos personalizados que, si bien son costosos en su desarrollo, una vez terminados les permite mostrar una imagen de marca reconocible en el mundo 3D.

Obviamente dejamos fuera de la ecuación a otras alternativas más orientadas al sector del ocio como puedan ser BigScreen, AltSpaceVR, RecRoom, etc. Estas se centran en los aspectos más lúdicos de la realidad virtual y, aunque puedan ser de utilidad una vez finalizada la reunión, no son muy serias para dar una charla.

Elige la aplicación en consonancia con el contenido y el tono del evento.

4. La seguridad por encima de todo.

De todos es conocido que las reuniones presenciales son un coladero de filtraciones. De igual manera, con las videoconferencias han sido muy sonados los escándalos en este sentido que se han dado durante los meses de confinamiento.

Pues lamentablemente las reuniones virtuales no se escapan de estos problemas. Cuando diseñemos nuestro evento deberemos analizar no solo los aspectos estéticos de la aplicación a elegir sino también su comportamiento ético.

planificar eventos realidad virtual hackerDeberemos leer y releer los términos y condiciones y asegurarnos de entenderlos al dedillo. Una mala elección en esta faceta puede tener consecuencias desastrosas.

También deberemos diseñar la reunión con estrictos criterios de seguridad, controlando los accesos y vigilando los comportamientos de los asistentes.

Si consideras que la información que vas a tratar es muy delicada para tu empresa, es recomendable no utilizar las plataformas comerciales, ya que suelen tener cláusulas que les permiten almacenar grabaciones en sus servidores sin tu consentimiento.

Lamentablemente esta brecha de seguridad también se aplica a algunos visores como anunció Facebook hace unos pocos días.

Recuerda que cualquier precaución es poca en este sentido.

5.- Accesorios para el evento o reunión.

Uno de los errores más comunes cuando se crea un evento en realidad virtual es el de añadir elementos superfluos por el simple hecho de que se puede.

Un dinosaurio modelado en 3D en mitad de la sala puede quedar realmente bien, pero si estamos dando una charla sobre las exportaciones de trigo del continente asiático, quizás estemos desperdiciando recursos.

planificar eventos realidad virtual accesoriosDeberemos adecuar los elementos visibles según el tipo de evento que estemos planificando. Un entorno colaborativo puede necesitar de una pizarra, mientras que una charla o conferencia como mucho puede necesitar mostrar presentaciones de PowerPoint o recursos multimedia.

No se trata de hacer el entorno minimalista sino de ahorrar en datos que pueden ralentizar la conexión y penalizar la experiencia de usuario.

Pon solo lo necesario, ni más ni menos.

6.- Los avatares.

Según la plataforma que elijamos en el paso 3 tendremos distintos tipos de avatares. Según el visor que tenga nuestro público tendrán unas u otras características diferenciales.

planificar eventos realidad virtual avatarDeterminar si alguna de estas propiedades como pueda ser el seguimiento de manos, rostro, ojos, cuerpo, etc. son cruciales para el desarrollo del evento, es vital.

No podemos crear un entorno de trabajo con un motor en el que los usuarios deban colocar piezas, si estos no tienen manos con las que hacerlo. Y por el contrario, no necesitamos el seguimiento de los pies si vamos a dar una charla sobre la literatura noruega medieval.

Como ocurría en el punto 5, hay que saber decir basta.

Y para finalizar una reflexión.

Recuerda que esta fascinante tecnología esta, o debería estar, al servicio de las personas. Las reuniones en realidad virtual son una oportunidad única que nuestra generación está presenciando en directo.

Como decía John Carmack, no debemos desaprovechar este momento para, con la ayuda de la realidad virtual, estar más cerca los unos de los otros.

 

 

 

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